E-Mail-Adressen aus Text extrahieren

E-Mail-Adressen aus Text herausziehen

Wenn sich Kontaktangaben in Notizen, kopierten Nachrichten, Tabelleninhalten oder längeren Textsammlungen befinden, können Sie dieses Werkzeug zum Herausziehen von E-Mail-ähnlichen Adressen verwenden. Es liefert die erkannten Einträge als Ergebnisliste und nennt zusätzlich die Anzahl der extrahierten Einträge. Dadurch müssen Sie die passenden Stellen nicht einzeln aus einem Text zusammensuchen.

Die Eingabe ist optional. Sie können also auch prüfen, wie das Werkzeug auf einen leeren Inhalt reagiert. Für eine praktische Auswertung ist es jedoch sinnvoll, den Text einzufügen, in dem die gesuchten Adressmuster vorkommen. Die Einstellung für doppelte Treffer richtet sich danach, ob Sie eine bereinigte Liste oder auch wiederholte Vorkommen benötigen. Beachten Sie außerdem, dass die Funktion Adressmuster herauszieht und nicht jede denkbare reale E-Mail-Adresse allgemein bewertet.

So gehen Sie vor

1. Fügen Sie den Text mit den gesuchten Kontaktangaben in das Texteingabefeld ein. Das können etwa kopierte Absätze, Notizen oder mehrere Zeilen aus einer Kontaktliste sein. Eine vorherige manuelle Aufteilung in einzelne Einträge ist nicht erforderlich. Wenn Sie keinen Text eintragen, wird die Eingabe als leerer Text behandelt.

2. Legen Sie fest, wie doppelte Treffer behandelt werden sollen. Standardmäßig entfernt das Werkzeug Wiederholungen ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung. Wenn beispielsweise dieselbe Adresse einmal mit einem großen und einmal mit einem kleinen Buchstaben geschrieben ist, wird bei dieser Einstellung nur das erste Vorkommen übernommen. Dessen ursprüngliche Schreibweise bleibt in der Ausgabe erhalten.

3. Deaktivieren Sie die Einstellung für die ausschließliche Ausgabe eindeutiger Treffer, wenn wiederholte passende Adressen in der Ergebnisliste erhalten bleiben sollen. Diese Auswahl sollte vor dem Start feststehen, damit die Liste zu Ihrem weiteren Arbeitsablauf passt. Für eine übersichtliche Kontaktliste ist die Voreinstellung meist zweckmäßig; für eine Auswertung der Vorkommen kann die Beibehaltung der Wiederholungen sinnvoll sein.

4. Starten Sie die Verarbeitung mit der vorgesehenen Aktion. Das Werkzeug durchsucht den eingegebenen Inhalt nach zusammenhängenden Zeichenfolgen, die dem unterstützten Adressmuster entsprechen. Es sucht also nicht nach einer bestimmten Position im Text, sondern nach passenden Abschnitten innerhalb des bereitgestellten Inhalts.

5. Prüfen Sie anschließend die Ergebnisliste und die angezeigte Anzahl. Wenn Sie Wiederholungen zugelassen haben, vergleichen Sie die Zahl der Einträge mit der Zahl der erkannten Vorkommen. Bei der Standardeinstellung beschreibt die Liste dagegen die nach Groß- und Kleinschreibung bereinigten Treffer. Bei leerer Eingabe wird die Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen; die Liste bleibt leer und die Anzahl beträgt null.

Ergebnisse richtig einordnen

Die Ausgabe besteht aus den erkannten Adressen und einer Anzahl der extrahierten Einträge. Diese Anzahl muss nicht der Zahl aller Stellen entsprechen, an denen ein Adressmuster im Ausgangstext vorkommt: Bei aktivierter Einstellung für eindeutige Treffer werden Wiederholungen ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung entfernt. Die Schreibweise des zuerst gefundenen Vorkommens wird beibehalten. Ist die Filterung deaktiviert, können wiederholte passende Treffer mehrfach in der Liste erscheinen.

Für die Erkennung muss eine zusammenhängende Zeichenfolge dem festgelegten Muster entsprechen. Der lokale Teil vor dem Trennzeichen kann aus ASCII-Buchstaben und Ziffern sowie Punkt, Unterstrich, Prozentzeichen, Pluszeichen oder Bindestrich bestehen. Im Domain-Teil sind ASCII-Buchstaben und Ziffern sowie Punkt oder Bindestrich vorgesehen. Danach müssen ein Punkt und eine Endung aus mindestens zwei ASCII-Buchstaben folgen.

Diese Regeln helfen dabei, die Ergebnisse einzuordnen. Eine Zeichenfolge, die nicht erkannt wird, passt möglicherweise nicht zu diesem Muster, ist dadurch aber nicht automatisch eine ungültige reale E-Mail-Adresse. Umgekehrt ist ein gefundener Treffer als passendes Muster zu verstehen, nicht als allgemeine Prüfung der Zustellbarkeit oder des vollständigen Aufbaus einer Adresse. Verwenden Sie die Ergebnisliste daher als Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung und prüfen Sie wichtige Kontaktdaten bei Bedarf zusätzlich.

Auch die Anzahl hängt von Ihrer Auswahl für doppelte Treffer ab. Wenn Sie die Option während eines Durchlaufs ändern, starten Sie die Verarbeitung erneut, damit die neue Einstellung auf den eingegebenen Text angewendet wird. Bei einem Ergebnis ohne Treffer prüfen Sie zuerst, ob der Text tatsächlich eingefügt wurde und ob die enthaltenen Zeichenfolgen dem beschriebenen Muster entsprechen.

Praktisches Beispiel

Sie übernehmen eine kopierte Kontaktliste aus einer Nachricht und möchten daraus die enthaltenen E-Mail-ähnlichen Adressmuster als Ergebnisliste erfassen.

Fügen Sie einen kurzen Nachrichtentext mit zwei Vorkommen derselben Adresse und einer weiteren passenden Adresse ein, wählen Sie die gewünschte Einstellung für doppelte Treffer und starten Sie die Verarbeitung.

Nach der Verarbeitung erscheint eine Ergebnisliste mit den erkannten Adressmustern und einer separaten Anzahl. Bei aktivierter Filterung für eindeutige Treffer wird die wiederholte Adresse nur einmal berücksichtigt; bei deaktivierter Filterung können beide Vorkommen in der Liste erscheinen.

Einschränkungen

• Die Erkennung folgt einem festgelegten ASCII-basierten Adressmuster und ist keine allgemeine Prüfung realer E-Mail-Adressen.

Häufige Fehler

• Wenn erwartete Wiederholungen fehlen, ist wahrscheinlich die Einstellung für eindeutige Treffer aktiv. Deaktivieren Sie diese Einstellung und starten Sie die Verarbeitung mit demselben Text erneut.

Häufige Fragen

Welche Adressen werden erkannt?

Erkannt werden zusammenhängende Zeichenfolgen, deren lokaler Teil, Domain-Teil und Endung dem unterstützten ASCII-basierten Adressmuster entsprechen. Das Ergebnis ist eine Extraktion passender Muster und keine allgemeine Prüfung jeder realen E-Mail-Adresse.

Bleiben doppelte E-Mail-Adressen in der Ausgabe erhalten?

Standardmäßig werden wiederholte Treffer ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung entfernt, wobei die Schreibweise des ersten Vorkommens erhalten bleibt. Wenn Sie jede passende Wiederholung benötigen, deaktivieren Sie die Einstellung für eindeutige Treffer.

Was passiert bei leerer Eingabe?

Bei fehlendem oder leerem Text wird die Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen. Die Ausgabe enthält dann keine extrahierten Adressen und die Anzahl beträgt null.